Factores a tener en cuenta al momento de elegir un Software Contable

En la actualidad las empresas enfrentan acelerados cambios y mercados altamente competitivos, que implican que tantos las organizaciones como sus colaboradores estén preparados para responder de manera adecuada a las exigencias y tendencias de los mercados locales e internacionales, procurando mayor productividad y competitividad organizacional y persona, el aliado tal vez más importante del contador es el Software contable; por ese motivo debemos tener en cuenta muchos factores a la hora de elegir el mejor software para nuestro negocio o para la empresa a la cual le estamos prestando nuestro servicio; una errónea elección puede perjudicar en lugar de ayudar!

Los factores a tener en cuenta son:

1.     CIFRA DE NEGOCIOS: debemos ser prácticos y elegir un software adecuado al tamaño de nuestro negocio. Cuanto menor sea el tamaño de la empresa, menores serán las necesidades empresariales y no habrán que gastar más de la cuenta.

2.     SECTOR: También debemos considerar que cada sector tiene su propio software específico. En la mayoría de los casos, éste  puede ser más caro, pero los beneficios de adquirirlo pueden ser mayores que los costos. Así, antes de elegir el software de contabilidad, llevaremos a cabo una intensa investigación y nos aseguraremos de que puede adaptarse a las necesidades específicas del sector.

3.     SOPORTE TÉCNICO: La disponibilidad de soporte técnico después de la compra del producto es uno de los factores más importantes que debemos considerar en la elección de un software. El soporte técnico puede incluir: soporte telefónico, soporte vía Internet, opciones de formación y mucho más. La mayoría de estos productos integrales necesitan asesores profesionales en el caso de que surjan problemas en su uso.

4. RECURSOS FINANCIEROS: Otro factor que debemos tener en cuenta son nuestros recursos financieros. ¿ Tenemos el presupuesto para adquirir el software necesario? Debemos considerar también el análisis de costo- beneficio en su implementación. Elegiremos siempre el que nos puede proporcionar el mayor beneficio para nuestra empresa.

5.     FACILIDAD DE USO: A menudo, este aspecto es pasado por alto. Es importante que tengamos en cuenta el nivel de dificultad de uso, ya que nos resultará inservible si es muy complicado o difícil de aprender a utilizarlo. Buscaremos sencillez, que tengan interfaces fáciles, que se centren en nuestras necesidades, y que nos ofrezcan la posibilidad de actualizaciones si nuestra empresa crece.

6.   CARACTERÍSTICAS: ¿Qué herramientas necesitamos en el software? Algunos son muy básicos, otros pueden incluir módulos de banca electrónica, gestión de cartera, posibilidad de integración de CRM (para su mejor comprensión básicamente se refiere a una estrategia de negocios centrada en el cliente)

7.    FORMACIÓN: No podemos manejar a la perfección, desde el principio, el nuevo software de contabilidad. Se necesita tiempo para aprender, adaptar y desarrollar nuestras habilidades.

8.    ASESORAMIENTO DE PROFESIONALES: Es importante el asesoramiento y las opiniones de usuarios profesionales, consultores y contadores. También es aconsejable que el responsable financiero participe en la selección del producto o en el proceso de compra; será él quién nos ratifique si podemos confiar en los datos proporcionados por el software a la hora de elaborar informes económicos u otro tipo de información que necesitemos.